Politique de conformité pénale

 

1.- OBJECTIF

La présente politique de conformité pénale a été élaborée conformément aux principales références normatives et best practices en matière de conformité réglementaire.

Chez Eurodivisas, nous sommes fermement résolus à veiller au respect des principes éthiques et de bonne gouvernance, et c’est la raison pour laquelle nos priorités consistent à développer une solide culture d’entreprise de conformité réglementaire, dans laquelle les valeurs éthiques de la société constituent des éléments centraux de notre activité et de notre prise de décision.

La présente politique définit les rôles et responsabilités de tous les acteurs impliqués dans le modèle de conformité pénale, des cadres et administrateurs à tous les employés de tous les niveaux.

 

2.- CHAMP D’APPLICATION

La politique de conformité pénale vise à établir une culture de conformité réglementaire conforme aux valeurs et principes assumés par Eurodivisas, de manière à permettre le développement d’un comportement professionnel honnête, intègre et transparent, et à manifester une condamnation ferme à la commission de tout type d’acte contraire aux principes et valeurs d’Eurodivisas, sans que, en aucun cas, sa commission ne puisse être justifiée sur la base d’un bénéfice pour l’organisation.

Ainsi, et conformément aux dispositions de la législation applicable, nous nous sommes dotés d’instruments réglementaires internes et de systèmes de contrôle et de gestion appropriés dans le domaine de la détection et de la prévention des risques réglementaires et des non-conformités.

La présente politique est l’un des principaux éléments du système de conformité d’Eurodivisas, s’appliquant à toutes les personnes soumises, indépendamment de leur situation géographique, hiérarchique, fonctionnelle ou de la modalité contractuelle qui détermine leur relation avec la société.

 

3.- DESCRIPTION. PRINCIPES DIRECTEURS

Eurodivisas favorise le respect de la légalité et du comportement éthique à tous les niveaux de la société, en transmettant cet engagement et cette culture aux membres de l’organe d’administration et de la haute direction et à tous les niveaux de la société, ainsi qu’à toutes ses filiales.

La présente politique développe les principes généraux et les lignes directrices d’Eurodivisas en matière de prévention et de détection de délits, en mettant en évidence et en renforçant l’engagement en faveur de la bonne gouvernance d’entreprise, d’une culture d’entreprise éthique et de la conformité réglementaire. Les principes qui doivent guider l’action d’Eurodivisas en matière de conformité réglementaire sont détaillés ci-dessous:

• Agir et exiger que des mesures soient prises à tout moment conformément aux dispositions de la législation en vigueur.

• Diffuser l’engagement de la société sur le strict respect de la législation, qui est chargée d’établir les valeurs et principes qui inspirent l’action d’Eurodivisas. Ainsi, tant le Groupe Global Exchange que la société Eurodivisas fondent leur action sur le code d’éthique, la politique anticorruption et le manuel de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

• Promouvoir une culture de conformité dans l’ensemble de l’organisation et de ses composantes par la diffusion et formation des valeurs éthiques de l’entreprise, la conformité réglementaire et la déclaration du principe de tolérance zéro à l’égard de tout acte illicite.

• Évaluation continue des principales activités sensibles susceptibles de se développer chez Eurodivisas.

À cet égard, les activités menées par Eurodivisas sont les suivantes:

  – Achat de billets étrangers ou de chèques de voyage, avec paiement en euros.

  – Vente de billets étrangers ou de chèques de voyage de leur contre-valeur en euros ou autres billets de banque étrangers

  – Tout cela de manière présentielle dans les établissements ouverts au public ou par vente en ligne.

  – En outre, la société exerce dans les établissements ouverts au public des activités de commerce de détail de produits divers tels que des cartes téléphoniques, entrées de spectacles et circuits touristiques, appareils Internet mobile, etc.

  – Retour de TVA aux voyageurs étrangers en tant qu’agent d’entités autorisées.

• Promouvoir la mise en œuvre, la surveillance et l’amélioration continue des politiques, procédures et mécanismes de contrôle définis dans le modèle de conformité pénale d’Eurodivisas.

• Diffuser à tous les membres de la société, à travers des programmes de communication et de formation appropriés, l’importance que revêt l’exercice de leurs fonctions et responsabilités dans le développement de leur activité.

• Mettre à la disposition de toute la société les principes et normes qui doivent régir son action chez Eurodivisas.

• Définir les fonctions des organes gouvernementaux en ce qui concerne la conformité réglementaire, afin que leur gestion favorise le respect des directives et réglementations internes connexes.

• Déterminer les mesures nécessaires pour garantir la plus grande intégrité dans l’élaboration et la présentation des informations financières, ainsi que le respect adéquat de la législation en vigueur et des normes comptables.

• Fournir un cadre réglementaire et de conformité avec les tiers avec lesquels nous pouvons entretenir des relations d’affaires, afin d’assurer des pratiques complètes et honnêtes dans le cadre de la libre concurrence.

• Mettre en place les mesures nécessaires pour se conformer à la législation et à la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, en garantissant les principes d’intimité, de qualité et de véracité dans le traitement des données.

• Fournir les mesures nécessaires pour prévenir et, le cas échéant, signaler les comportements susceptibles d’être liés à la corruption et/ou au blanchiment de capitaux et au financement du terrorisme, ainsi que collaborer avec les organismes officiels.

• Fournir un environnement de travail sûr et sain, en lien avec la promotion d’une culture de la sécurité et de la santé au travail.

• Mettre à la disposition de tous les membres de la société les canaux de communication appropriés, en établissant le devoir d’informer et de signaler de bonne foi tout comportement irrégulier dont ils ont connaissance ou qu’ils soupçonnent. Eurodivisas garantit, dans tous les cas, la confidentialité et l’anonymat des dénoncés et des dénonciateurs, ainsi que l’absence de représailles des dénonciateurs de bonne foi.

• Diffuser à l’ensemble du personnel le code disciplinaire applicable, conformément à la réglementation du travail et aux conventions collectives applicables, en cas de non-respect du système de conformité, de la réglementation interne et en cas de commission de faits ou de comportements pouvant être qualifiés de potentiellement criminels.

• Effectuer une vérification régulière de la présente politique et du modèle de conformité mis en œuvre et promouvoir leur modification lorsque des infractions pertinentes de ses dispositions sont constatées ou lorsque des changements se produisent dans la législation en vigueur, dans la structure de contrôle ou dans l’activité d’Eurodivisas qui les rendent nécessaires.

 

4.- MESURES ORGANISATIONNELLES : RÔLES ET RESPONSABILITÉS

L’engagement d’Eurodivisas envers la conformité réglementaire et les valeurs éthiques est intégré à tous les niveaux de la société, étant transmis à toutes les personnes soumises et les impliquant. La présente politique décrit les mesures organisationnelles en matière de conformité réglementaire mises en œuvre chez Eurodivisas et définit les rôles des parties concernées (4.1.CEC, organe d’administration et employés) dans le modèle de conformité pénale et ses principales fonctions et responsabilités.

4.1.- COMITE D’ETHIQUE ET DE CONFORMITE

Le Comité d’éthique et de conformité d’Eurodivisas (ci-après le « CEC » ) est un organe collégial dont la composition, les fonctions et le régime de fonctionnement sont régis par son propre règlement sur le fonctionnement. Le CEC est responsable de la surveillance, du contrôle et de l’évaluation du bon fonctionnement du modèle de conformité d’Eurodivisas.

Dans l’exercice de ses fonctions, le CEC pourra demander le soutien et la collaboration d’autres divisions ou d’un tiers, à qui il pourra confier l’exécution de certaines activités relevant de ses fonctions. Afin de garantir la plus grande efficacité de ses activités, le CEC aura librement accès à toute la documentation d’Eurodivisas qui pourrait lui être utile. En ce sens, les responsables de toute division ou département d’Eurodivisas seront tenus de fournir toute information qui leur est demandée sur les activités de la division ou du département liées à la commission éventuelle d’un délit.

Enfin, le CEC disposera des ressources humaines et techniques nécessaires au développement de sa fonction de la manière la plus efficace. Elles doivent également recevoir la formation nécessaire pour être parfaitement formées et à jour pour le développement des activités définies dans le présent document.

4.2.- ORGANE D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration, avec le soutien continu de la haute direction, assume un travail de leadership et d’engagement fondé sur la responsabilité, la transparence, l’intégrité et le respect, afin de renforcer et d’adopter les initiatives permettant de renforcer la culture organisationnelle d’Eurodivisas.

4.3.- OBLIGATIONS DE TOUS LES EMPLOYES D’EURODIVISAS

Les employés sont tenus de comprendre, observer et appliquer les valeurs et principes du Modèle de conformité, proclamés dans la présente Politique, le Règlement du canal éthique, la Politique anticorruption et le Manuel de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, ainsi que les autres politiques existantes chez Eurodivisas.

 

5.- MESURES DE CONTRÔLE

Le modèle de conformité d’Eurodivisas prévoit différentes mesures visant à prévenir et détecter les risques pénaux, ce modèle étant supervisé sur une base annuelle ou lorsque des circonstances suggèrent de réduire ce délai et sous réserve d’une politique d’amélioration continue.

5.1.- CONTROLE DE PREVENTION

Par contrôles de prévention, on entend toutes les réglementations et politiques internes de l’entreprise, de nature générale (Code disciplinaire, Code éthique, formation, etc.) ou spécifique (contrôles conçus et mis en œuvre pour prévenir les risques pénaux spécifiques), qui contribuent à atténuer ex ante le risque de mauvaises pratiques ou de non-respect des réglementations dans le développement de l’activité.

La prévention de la commission de délits constitue un élément fondamental du modèle de conformité d’Eurodivisas, étant conscients de l’importance de mettre en œuvre des mesures de prévention afin de minimiser l’exposition aux risques et d’éviter leur matérialisation.

5.2.- CONTROLE DE DETECTION

Outre les contrôles de prévention mis en œuvre chez Eurodivisas, le modèle de conformité dispose de contrôles conçus pour la détection ex post de manquements, de comportements antijuridiques ou de mauvaises pratiques contraires aux politiques, procédures ou valeurs de la société. Dans ce contexte, Eurodivisas dispose de contrôles de détection de nature générale tels que le canal Étique, permettant aux personnes soumises et aux tiers ayant un intérêt légitime de communiquer des pratiques irrégulières.

Le canal éthique est accessible à tous les membres de l’organisation et aux groupes d’intérêt d’Eurodivisas, S.A, à travers lequel il est possible de signaler le non-respect de la présente politique de conformité pénale et des autres politiques appartenant au système de conformité.

Le canal éthique susmentionné est accessible via l’URL suivante: https://eurodivisas.globalsuitesolutions.com/ethicalchannel

5.3.- CONTROLE DE REVISION

Le modèle de conformité d’Eurodivisas est soumis à une surveillance et une amélioration continues, et une révision annuelle est réalisée conformément aux dispositions des politiques et procédures internes, en modifiant celui-ci si:

• Il se produit des changements normatifs, juridiques ou jurisprudentiels pertinents qui affectent le modèle.

• Des infractions pertinentes aux dispositions du modèle sont mises en évidence.

• Des changements sont apportés à l’organisation, à la structure de contrôle ou à l’activité développée par Eurodivisas.

 

6.- ACCEPTATION ET CONFORMITÉ

La présente politique est diffusée à toutes les personnes concernées.

Toutes les personnes soumises sont tenues de se conformer à la politique de conformité pénale à partir du moment de leur incorporation dans la société et pendant leurs prestations professionnelles.

Le non-respect de la présente politique compromet la réputation et l’image de la société, de sorte que toutes les personnes soumises sont tenues de signaler au CEC tout comportement qui y contrevient ou qui est susceptible d’y contrevenir. Le non-respect de la présente politique pourrait impliquer l’application du code disciplinaire, pouvant entraîner l’extinction de la relation de travail ou d’autres sanctions prévues dans le statut des travailleurs ou dans les conventions collectives correspondantes, sans préjudice des sanctions administratives ou pénales pouvant en résulter.

 

7.- VALIDITÉ

La présente politique a été approuvée par l’organe d’administration d’Eurodivisas, intégrée au règlement intérieur de la société et reste en vigueur tant que son annulation ou sa modification n’est pas approuvée. Toute modification de la présente politique devra être approuvée par l’organe d’administration d’Eurodivisas.